Motion déposée au prochain conseil municipal - Les OBNL font face à trop de bureaucratie à la Ville

Montréal, le 23 mai 2018 - Le chef d'Ensemble Montréal, M. Lionel Perez, et les porte-parole de l'Opposition officielle en matière d'itinérance et des technologies de l'information, MM. Benoit Langevin et Abdelhaq Sari, ont présenté une motion demandant que la Ville de Montréal simplifie ses processus afin de faciliter l'administration des demandes de subventions et la reddition de comptes des organismes à but non lucratif (OBNL).

En effet, la lourdeur de la bureaucratie municipale est telle qu'elle a parfois pour effet de décourager certains OBNL de présenter des demandes de subventions puisque les charges administratives et la mobilisation des ressources humaines requises sont disproportionnées par rapport aux subventions obtenues.

«J'ai dirigé durant 10 ans un organisme communautaire consacré aux jeunes et à l'itinérance. Je peux donc témoigner du temps et de l'énergie que les OBNL dépensent pour répondre aux exigences bureaucratiques de la Ville, au lieu de se consacrer à leur mission. J'évalue que pour chaque dollar annoncé au politique, 65 cents allaient à la gestion. Il est ridicule de demander à un OBNL de passer des heures à remplir des demandes, à colliger des documents et à échanger quantité de courriels et d'appels téléphoniques avec de trop nombreux intervenants à la Ville, parfois jusqu'à 10 personnes différentes pour un même projet», a indiqué M. Langevin.

En 2017, plus de 400 projets issus d'OBNL ont bénéficié de subventions de la Ville de Montréal totalisant 25,3 M$. Les élus d'Ensemble Montréal croient qu'il est grand temps de moderniser ses processus administratifs. «Cela doit se faire au moyen d'un système de gestion numérique des demandes de subventions et des exigences de reddition de comptes pour les OBNL, qui aidera ceux-ci à se concentrer sur leur mission tout en réduisant considérablement les frais d'administration de la Ville», a ajouté M. Sari.

«La Ville doit faire plus d'efforts pour réduire et simplifier ses procédures administratives auprès de l'ensemble de sa clientèle, à commencer par les OBNL, qui n'ont ni le temps ni l'argent à consacrer à des processus indûment complexes et fastidieux», a conclu M. Perez.

Motion de l'Opposition officielle 
Séance du conseil municipal du 28 mai 2018 

Motion pour la simplification des processus bureaucratiques entourant les demandes de subventions des organismes à but non lucratif (OBNL) faites au Service de la diversité sociale

Attendu que dans l'agglomération de Montréal plus de 400 projets, issus d'organismes à but non lucratif (OBNL) visant la lutte contre la pauvreté et l'exclusion sociale, ont bénéficié de l'entente de 9 M$ conclue avec le ministère du Travail, de l'Emploi et de la Solidarité sociale (MTESS) en 2017;

Attendu que le Service de la diversité sociale a versé un total de 25,3 M$ en contributions financières à divers organismes montréalais selon la reddition de comptes financière 2017; 

Attendu que les processus bureaucratiques à la Ville de Montréal entourant la gestion des demandes de subventions et les méthodes de reddition de comptes sont indûment complexes et fastidieuses pour les OBNL qui y sont soumis;

Attendu que les processus actuels nécessitent de nombreux échanges courriels et téléphoniques avec les Services de la Ville ainsi que l'usage de fichiers Excel non optimisés pour la gestion de demandes de subventions ou la reddition de comptes;

Attendu que les méthodes de reddition de comptes, notamment la gestion des rapports d'étape produits par les OBNL, ne permettent pas d'utiliser ou de rendre publiques des données statistiques fort pertinentes pour étudier l'évolution des indicateurs de développement social dans l'agglomération;

Attendu que la lourdeur de la bureaucratie entourant les demandes de subventions et la reddition de comptes à la Ville de Montréal est telle, qu'elle décourage certains OBNL de présenter des demandes puisque les charges administratives et la mobilisation des ressources humaines requises sont disproportionnées par rapport aux subventions obtenues;

Attendu que les organismes bénéficiant de subventions du Service de la diversité sociale doivent déjà s'inscrire sur le portail des fournisseurs afin d'obtenir leurs subventions;

Attendu que le Service de la performance organisationnelle a pour objectif en 2018 de poursuivre son Chantier d'optimisation de la gestion des revenus et des paiements;

Attendu que les Services des technologies de l'information et de la performance organisationnelle peuvent contribuer à optimiser les processus administratifs du Service de la diversité sociale en créant un système de gestion numérique des demandes de subventions et des exigences de reddition de comptes pour les OBNL;

Attendu que la simplification des processus administratifs fera en sorte de réduire le nombre d'heures que les OBNL consacrent à répondre aux exigences bureaucratiques de la Ville de Montréal pour plutôt se consacrer à la réalisation de leur mission tout en réduisant leur stress financier;

Attendu que la mise en place d'un tel outil réduira les coûts administratifs du Service de la diversité sociale et facilitera sa comptabilité auprès du Service des finances de la Ville de Montréal;

Il est proposé par M. Benoit Langevin, conseiller de la Ville du district de Bois-de-Liesse

et appuyé par M. Abdelhaq Sari, conseiller de la Ville du district de Marie-Clarac;

Que la Ville de Montréal simplifie les processus bureaucratiques en créant un système numérique de gestion optimisé pour faciliter l'administration des demandes de subventions et la reddition de comptes des organismes à but non lucratif (OBNL) afin qu'ils puissent se concentrer sur leur mission et par le fait même réduire les frais d'administration de la Ville de Montréal.  

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